Projektstatus - Stadier og transitions

Oversigt over projektstadier

Hvert projekt i Optiro følger en fast livscyklus med forskellige stadier. Du bevæger dit projekt fremad ved at klikke på statusknappen, som viser hvilken status projektet har nu, og hvilken det skal til næste. Der er også mulighed for at gå tilbage eller afbryde projektet, hvis behov opstår.

De forskellige stadier

Udkast

Dit projekt starter som udkast. Her kan du arbejde frit med projektoplysninger uden at det er synligt for andre. Projektet vises ikke i Gantt-diagrammet eller ressourceoversigten endnu.

Planlægning

Når du bevæger projektet til planlægning, skal du angive startdato og slutdato. Fra nu af bliver projektet synligt i Gantt-diagrammet, så alle kan se tidsplanen.

Aktiv

Projektet er nu aktivt og arbejdet er i gang. Medarbejdere, der er tildelt opgaver på projektet, kan nu se deres opgaver i deres personlige oversigt. Du kan tilføje en projektbeskrivelse, som skal vises til ressourcerne.

Afsluttet

Projektet er færdigt. Du kan her samle feedback fra projektlederen, medarbejderne og klienten. Du kan også give projektet en vurdering på en skala fra 1-5 stjerner.

Afventer

Projektet er sat på pause. Det kan være mens du venter på godkendelse fra klienten, budget eller andre eksterne input.

Annulleret

Projektet er blevet annulleret. Du kan noter en årsag til annulleringen, hvis du ønsker det. Et annulleret projekt kan ikke starte igen.

Tabt

Projektet blev tabt, for eksempel fordi en anden vandt tilbuddet. Her skal du angive årsagen til tabet, og du kan notere den estimerede værdi og yderligere kommentarer.

Sådan bevæger du projektet gennem stadierne

For at ændre projektstatus klikker du på statusknappen øverst på projektet. Der åbnes så et vindue med de oplysninger, du skal fylde ind.

Fra Udkast til Planlægning

Du skal angive startdato og slutdato for dit projekt. Begge felter er påkrævede. Efter dette trin bliver projektet synligt i Gantt-diagrammet.

Fra Planlægning til Aktiv

Du kan valgfrit tilføje en beskrivelse af projektet. Denne beskrivelse vises til medarbejdere, der er tildelt opgaver. Beskrivelsen er ikke obligatorisk.

Fra Aktiv til Afsluttet

Når projektet er færdigt, kan du valgfrit udfylde følgende:

• Afslutningsnoter - dine tanker om hvordan projektet gik
• Vurdering på 1-5 skala
• Anmode medarbejdere og kunde om feedback via email

Andre handlinger på projektet

Gå tilbage til tidligere stadie

Du kan gå tilbage til et tidligere stadie ved at klikke på pilen til venstre. Du skal angive en grund til, hvorfor du går tilbage. Dette kan være nyttigt hvis du for eksempel skal ændre dine datoer.

Annullere projektet

Du kan annullere et projekt fra næsten alle stadier. Klik på menuknappen og vælg "Annullér projekt". Du kan valgfrit angive en årsag.

Markere projektet som tabt

Hvis du har arbejdet på et tilbud, som du ikke vandt, kan du markere projektet som tabt. Klik på menuknappen og vælg "Markér som tabt". Her skal du angive grunden til tabet, og du kan valgfrit notere den estimerede værdi.

Hvad kan medarbejdere se?

Medarbejdere og underleverandører kan se projektet i forskellige oversigter, afhængigt af hvilket stadie det er i:

• Projekter i Planlægning og senere vises i Gantt-diagrammet
• Projekter i Aktiv stadie - medarbejdere med opgaver kan se dem i deres personlige oversigt
• Udkast projekter er kun synlige for dig selv