Projektstyring for små teams der ikke har tid til bøvl
Hvor langt er vi med projektet? Hvor mange timer har vi brugt? Hvornår skal vi være færdige? Og overholder vi budgettet? Hvis du leder et lille team, kender du disse spørgsmål alt for godt.
Problemet med de fleste projektstyringsværktøjer er, at de enten er bygget til store virksomheder med dedikerede projektledere, eller også mangler de de grundlæggende funktioner du faktisk har brug for – som tidsregistrering og økonomioverblik.
Optiro er projektstyring til små teams der bare vil have styr på tingene uden at bruge halve dagen på administration.
Typiske udfordringer for små teams
- For komplekse værktøjer: Enterprise-software med funktioner du aldrig får brug for, og som kræver en uges træning bare for at komme i gang.
- Manglende integration: Timer registreres ét sted, projekter planlægges et andet, og økonomi skal tastes ind manuelt i Excel.
- Ingen overblik over økonomi: Du ved ikke om projektet går i nul før det er for sent at rette op på det.
- Kaos i kommunikationen: Aftaler ligger i mails, opgaver i Trello, filer i Google Drive, og ingen ved hvor tingene er.
- Spildtid på status-møder: Fordi ingen har et samlet overblik, skal I bruge mødetid på at afstemme hvor I er henne.
Sådan fungerer projektstyring i Optiro
Optiro samler de funktioner små teams faktisk har brug for – og skærer resten væk:
Projektplanlægning med gantt-visning
Planlæg opgaver visuelt med et gantt diagram. Træk opgaver, tilføj deadlines, og se hele projektets tidslinje på ét sted. Systemet advarer dig hvis deadlines kolliderer.
Tidsregistrering direkte i projektet
Medarbejdere registrerer timer direkte på opgaver. Du kan se i realtid hvor mange timer der er brugt på hver opgave, og hvor mange der er tilbage af budgettet.
Automatisk økonomioverblik
Se med ét blik om projektet går i nul eller minus. Baseret på timepriser og registrerede timer beregner Optiro automatisk forventet indtjening og forbrug.
Ressourceplanlægning
Planlæg hvem der skal arbejde på hvad og hvornår. Se om teamet har kapacitet til nye projekter, eller om nogen er overbelastet. Læs mere om ressourceplanlægning for små teams.
Simpel fakturering
Når projektet er færdigt, kan du oprette fakturaer direkte ud fra registrerede timer. Ingen copy-paste mellem systemer.
Hvem er det relevant for?
Optiro er bygget til små og mellemstore teams der fakturerer timer og har brug for overskuelig projektstyring:
- IT-konsulenter og softwareudviklere (3-20 medarbejdere)
- Arkitekt- og ingeniørvirksomheder
- Kreative bureauer (reklame, design, kommunikation)
- Håndværksteams med projektbaseret arbejde
- Rådgivningsvirksomheder og konsulenter
- Advokatfirmaer og revisionshuse
Hvis dit team lever af projekter, har brug for at holde styr på timer og økonomi, og ikke vil drukne i administration – så er Optiro noget for dig.
Hvorfor ikke bare bruge Excel og Trello?
Mange små teams starter med en kombination af Excel (til økonomi), Trello eller Asana (til opgaver), og måske Google Sheets til tidsregistrering. Det fungerer fint i starten, men hurtigt opstår problemerne:
- Ingen sammenhæng: Timer registreres ét sted, projekter planlægges et andet. Du skal selv lægge tallene sammen for at vide om projektet går i plus eller minus.
- Manuelt vedligehold: Hver gang nogen registrerer timer, skal det opdateres i Excel. Hver gang en opgave forskydes, skal gantt-arket rettes manuelt.
- Kun én kender systemet: Typisk er det én person der har styr på Excel-formler og pivot-tabeller. Hvis de er syge, står resten af teamet i stampe.
- Svært at skalere: Med 3-5 projekter går det. Med 10+ bliver det uoverskueligt og risikoen for fejl stiger drastisk.
Optiro samler det hele på ét sted. Timer, økonomi, planlægning og opgaver synkroniserer automatisk, så du altid har et aktuelt overblik.
Få bedre styr på projekter uden bøvl
Prøv Optiro gratis i 14 dage. Ingen kreditkort, ingen binding. Bare simpel projektstyring fra dag ét.
Kom i gang gratis