Ressourceplanlægning der virker for små teams
Hvem arbejder på hvad? Har vi kapacitet til det nye projekt? Og hvorfor er Mette booket 120% i næste uge? Hvis du kender disse spørgsmål, så kender du også behovet for bedre ressourceplanlægning.
Mange små teams bruger Excel, whiteboards eller kalendere til at holde styr på medarbejdere og projekter. Det fungerer måske i starten, men det bliver hurtigt uoverskueligt når projekter overlapper, folk bliver syge, eller nye opgaver dukker op.
Optiro giver dig den enkle ressourceplanlægning du mangler – uden at drukne i funktioner du aldrig får brug for.
Typiske udfordringer med ressourceplanlægning
- Overbooking: Medarbejdere bliver tildelt flere timer end de har til rådighed, hvilket skaber stress og forsinkelser.
- Manglende overblik: Det er svært at se om teamet har kapacitet til nye projekter uden at lægge alt data sammen manuelt.
- Spildtid: Folk sidder uden opgaver fordi ingen ved hvem der er ledig, eller der er glemt at planlægge frem.
- Excel-kaos: Forskellige versioner af planlægningsark, formler der går i stykker, ogark der ikke opdateres når virkeligheden ændrer sig.
- Dårlige estimater: Uden historiske data er det svært at vide hvor mange timer projekter egentlig kræver.
Sådan løser Optiro det
Optiro er bygget til teams der har brug for ressourceplanlægning uden det administrative overhead. Her er hvordan det virker:
Visuelt overblik over kapacitet
Se med ét blik hvem der er booket hvornår. Farver viser automatisk om nogen er overbelastet (rød) eller har ledig kapacitet (grøn). Ingen matematik – bare et klart overblik.
Træk-og-slip planlægning
Planlæg medarbejdere på projekter ved at trække opgaver direkte ind i kalenderen. Systemet advarer dig automatisk hvis nogen bliver overbooked.
Realtidsdata fra tidsregistrering
Når medarbejdere registrerer timer, opdateres ressourceplanen automatisk. Du ved altid præcis hvor mange timer der er tilbage på hvert projekt.
Prognose og historik
Brug data fra tidligere projekter til at lave bedre estimater fremadrettet. Se om teamet historisk har overskudt eller underskudt timebudgetterne.
Optiro kombinerer ressourceplanlægning med projektstyring for små teams, så du både kan planlægge hvem der arbejder på hvad, og følge med i fremdrift og økonomi på samme sted.
Hvem er det relevant for?
Optiro passer perfekt til små og mellemstore teams der arbejder projektbaseret:
- Konsulentvirksomheder (IT, strategi, kommunikation)
- Arkitekt- og ingeniørfirmaer
- Designbureauer og kreative teams
- Håndværksteams med flere projekter parallelt
- Advokat- og revisionskontorer
- Softwareudviklingsvirksomheder
Hvis dit team fakturerer timer, jonglerer flere projekter ad gangen, og har brug for at vide om I har kapacitet til nye opgaver – så er ressourceplanlægning i Optiro noget for dig.
Optiro vs. Excel til ressourceplanlægning
Mange små teams starter med Excel. Det er billigt og fleksibelt, men hurtigt bliver det også til en flaskehals:
- Excel: Skal opdateres manuelt. Hvis nogen glemmer at opdatere arket, er dine planer forældede.
- Optiro: Opdaterer automatisk når timer registreres. Du ved altid hvor meget tid der er tilbage.
- Excel: Kræver formler, pivot-tabeller og manuelt vedligehold. Kun én person kender til arket.
- Optiro: Ingen formler. Alle kan se planen og opdatere den uden at skulle forstå hvordan et Excel-ark er bygget.
- Excel: Svært at få overblik på tværs af projekter, medarbejdere og tidsperioder.
- Optiro: Visuel ressourceoversigt som et gantt diagram. Se hele teamets belastning på tværs af projekter.
Få bedre styr på dine ressourcer
Prøv Optiro gratis i 14 dage. Ingen binding, intet kreditkort – bare bedre ressourceplanlægning fra dag ét.
Kom i gang gratis